À medida que vai desenvolvendo sua carreira, a carteira de clientes de um profissional da construção civil tende a crescer. E com o aumento do número de projetos para gerenciar, podem surgir problemas decorrentes da desorganização em escritórios de arquitetura.

Para lidar com fornecedores, visitas a imóveis, tratativas com clientes e elaboração dos projetos, é preciso muita responsabilidade e organização, para que seu trabalho não seja afetado.

Para te ajudar nessa missão, preparamos uma série de dicas organizacionais, para que você possa lidar bem com a papelada e manter um controle estruturado dos seus arquivos e projetos.

Veja também: Como atrair mais clientes para o seu escritório de arquitetura

Faça a organização em pastas

Tenha um espaço para arquivar papéis e documentos. Não deixe que eles fiquem vagando de mesa em mesa e corram o risco de serem perdidos. Antes de armazená-los, classifique-os. A divisão pode ser feita da seguinte forma:

 – Projetos em andamento 

 – Projetos aprovados

 – Documentos que precisam ser revistos

 – Por área (paisagismo, interiores…)

Em escritórios de arquitetura, circula muito papel. Procure manter juntos os projetos e seus respectivos documentos, como contratos e termos assinados entre cliente/escritório e de responsabilidade técnica. Anotações com comentários dos próprios clientes e da equipe também devem ser preservados. Essa medida serve como garantia e permite a comprovação do que foi acordado caso haja contestação – o que pode ser bem comum.

Crie um método

Desenvolva um método para nomear os arquivos. Você pode numerá-los e utilizar essa mesma identificação para os documentos em papel ou digitais. A criação de um manual organizacional é uma boa ideia, já que possibilita a consulta em caso de dúvidas e pode ser compartilhado com toda a equipe.

Padronize os arquivos digitais

Manter os arquivos do seu computador organizados é um facilitador para o trabalho diário. A disposição desses documentos precisa ser feita de forma que acessá-los seja rápido e prático, sem perda de tempo. Crie um padrão de pastas e subpastas, fazendo divisões por ano, etapas e projeto, que deve ser nomeado de acordo com o método que falamos acima. Assim, você estabelece um padrão de organização e comunicação no escritório.

Registre os e-mails

Ferramenta essencial de comunicação contemporânea, os e-mails são registros digitais que também precisam ser classificados, para que as conversas não se percam. Mantenha o histórico de troca de mensagens em pastas dentro do servidor de e-mails utilizado ou salve cópias nas pastas de arquivos digitais de cada projeto. Alguns escritórios utilizam planilhas para registrar data, horário, remetente, destinatário e assunto de cada e-mail enviado. Assim, toda a equipe acompanha as etapas dos projetos em andamento.

Disponha de um espaço adequado

A estrutura física deve ser capaz de comportar o seu volume de trabalho. Gavetas, nichos e arquivos são essenciais para armazenar e manter em bom estado seus documentos. Um armário fechado garante proteção contra a umidade e luz solar, capazes de danificar seus papéis. Cuidado com traças! Elas podem causar destruição em pouco tempo. Programe backups regularmente para seus arquivos digitais.

Utilize ferramentas para otimizar o trabalho

Se você trabalha em equipe, que tal utilizar uma ferramenta para ordenar a comunicação entre seus colegas de trabalho? Adotado por vários escritórios de arquitetura, o Trello é uma plataforma gratuita que permite a criação de grupos internos para troca de informação e checklists. É possível fazer o upload de arquivos, criar listas e movê-las de acordo com a etapa de execução. Prático, ele faz a integração com outras ferramentas, como o Google Calendar e o Outlook.